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Milan: first week of event
venerdì, settembre 29, 2017
Sono arrivata a Milano una settimana fa, per lavorare ad un altro evento Lexus.
I primi due giorni, essendo giorni di preparazione e di briefing, sono sempre i più tranquilli. Si visita l'hotel, per impararne ogni angolo; si fa la prova dell'uniforme; si risolvono gli imprevisti dell'ultimo minuto; si ispeziona il circuito; si studia il programma dell'evento per impratichirsi su tutte le funzioni da svolgere.
Poi inizia lo show: inizia l'evento e ognuno prende il suo posto. In questo evento io farò Hospitality, cioè rimarrò all'hotel ad accogliere tutti i clienti che arrivano, ad occuparmi della loro permanenza all'hotel, e tutto ciò che è legato ad essa, i loro transfer in entrata e in uscita ed in generale di essere il loro punto di riferimento per qualsiasi cosa. E quando dico qualsiasi, voglio proprio dire qualsiasi: la gente ha le richieste più strane..
Il mio turno si alterna con quello di Elise, con cui ho fatto diversi eventi, con Lexus e non. Lei è arrivata il 24, quindi i primi due giorni live dell'evento ho coperto io i turni di entrambe. Praticamente ero già stanca prima ancora di cominciare.
Ma una volta arrivata Elise e prendendo il ritmo dell'evento, ho più tempo per riposarmi e per adattarmi alla nuova routine. Routine che varia a seconda del turno che devo fare.
I turni sono o mattina (dalle 6:00 alle 14:00) o pomeriggio (dalle 14:00 alle 22:00) e tendenzialmente se un giorno capita il turno di mattina, al seguente uno di pomeriggio, poi si torna alla mattina, e così via.
Quando mi tocca la mattina, cerco di andare a letto presto la sera prima, avendo però il vantaggio di finire dopo pranzo e di avere il pomeriggio libero. Quando invece ho il turno pomeridiano, la sera prima me la prendo più tranquillamente. In teoria avrei la mattinata libera per fare altre cose, ma finisce sempre che passo le ore alla colazione (aperta fino a mezzogiorno), non concludendo niente.
Come ho già detto, per questi eventi lunghi c’è sempre la possibilità di riadattare lungo il percorso. Quindi, dopo qualche giorno, i turni di 8 ore e la bella vita finiscono. Siccome realizziamo, per com’è strutturato l’evento, che tutti arriveranno prima dell’una, ci rendiamo conto che una persona sola in hospitality la mattina non basta. Allora cambiamo i turni: uno dalle 6 alle 13, l’altro dalle 10 alle 22. Quindi i discorsi fatti per il turno della mattina restano validi, ma l’altro è come un castigo. Devi comunque svegliarti relativamente presto, hai tutta la giornata piena, vai a letto tardi, e il giorno dopo ti devi svegliare alle 5.
E a questa nuova routine sto ancora cercando di abituarmi, anche se probabilmente ci riuscirò solo a fine evento.
I arrived in Milan one week ago, to work at another event with Lexus.
The first two days are briefing and preparation days, so are always the easier ones. You visit the hotel, to learn by heart every corner; you try the uniform on; last minute accidents get fixed; you retrieve the track; you study the event program to get to know all the functions you will need to carry on.
Then the show starts. The event begins and everyone takes his role. In this event, I will do hospitality: I will remain at the hotel to welcome all the coming delegates, to take care of their stay at the hotel, and of everything related to it, of their ingoing and outgoing transfers, and, basically, to be their datum point for everything. And when I say everything, I really mean it. People have the weirdest requests.
I alternate my shift with Elise, whom I work with in a few events, with Lexus and with other brands.
She arrived the 24th, so the first two live days of the event I covered both my shift and hers. Basically I was already tired even before starting.
But once Elise arrived and once got into stride, I started to have more time to rest and to adapt to the new routine. Routine that varies depending on the shift I have. The shifts are either morning (from 6:00 am to 2:00 pm) either afternoon (from 2:00 pm to 10:00 pm) and usually a day with a morning shift is followed by a day with a pm one, then the day after am again, and so on.
When I come to the morning shift, the night before I try to go to bed early, having the advantage to finish after lunch and having the afternoon off. Instead, when I have the pm shift, I can take the night before really easy. In theory, I would have the morning off to do other things, but I always end up spending hours at breakfast (open until 12:00). Yes, totally inconclusively.
As I have already said, for these long events there is always the chance to readapt along the way. So, after a few days, the 8 hours shifts and the good life ended. We realized that, due to the event structure, every guest would have arrived before 1:00 pm. Implying that one person alone at the hospitality desk in the morning wasn't enough. Therefore, we changed the shifts: one from 6:00 am to 1:00 pm, the other from 10:00 am to 10:00 pm. So, the chatter about the morning shifts are still valid, but the ones about the other one definitely not: it's such a bane. You still get up relatively early, you have all the day full, you finish late, you go to bed late and then you have to wake up at 5 am anyway.
And I am still trying to get used to this new routine. Even if probably I will only manage to do it at the end of the event.
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